Collaboration und Einfachheit im Fokus

Funktionserweiterungen, mobiles Arbeiten, vereinfachte Administration: Die Ceyoniq stellt das Release 8.1 ihres Enterprise Information Management System (EIM) nscale vor. Im Zentrum standen bei der Entwicklung mehr Möglichkeiten zu kollaborativem Arbeiten, was sich unter anderem am nun integrierten PDF-Viewer zeigt. Weitere Neuheiten wie die Schnittstelle zu Lotus Notes sorgen für vereinfachte und beschleunigte Arbeitsprozesse.   

• Neues nscale-Release ab sofort verfügbar
• Annotationen und natives PDF-Viewing aus dem Browser erleichtert Dokumentenverarbeitung
• Integration in Microsoft 365 und Lotus Notes

„Mit unserem EIM nscale bilden wir den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten ab, um deren Verwaltung deutlich zu vereinfachen und effizienter zu gestalten“, sagt Michele Barbato, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH. Bis zur Finalisierung gehe ein Dokument jedoch durch viele Hände, was gerade in Zeiten, in denen die mobile Arbeit an Bedeutung gewinne, nicht zum Problem werden dürfe. „Aus diesem Grund haben wir im Zuge des aktuellen Releases noch einmal die Collaboration in den Blick genommen und optimiert.“

Eine zentrale Neuerung ist die Nutzung der nativen PDF-Viewer-Funktion aus dem Browser, die die gemeinsame Arbeit an Dokumenten deutlich erleichtert. Denn hier kann der Anwender nicht nur blättern, Text kopieren und Suchen durchführen. Besonders hilfreich ist, dass auch eventuell hinterlegte Annotationen der Kollegen sichtbar sind. Diese können innerhalb des PDF-Viewers direkt angezeigt werden, ohne dass das Dokument gesondert geöffnet werden muss, was die übergreifende Bearbeitung von Dokumenten deutlich beschleunigt. Mit dieser Technologie entfällt die zusätzliche Installation eines PDF-Viewers.

Ebenfalls erleichtert wurde der Dokumentenaustausch. So können mit der Funktion Multi-CheckIn und -CheckOut Vorgänge mit vielen Dokumenten aus nscale Web heraus an externe Dienstleister übertragen werden. Nach erfolgter Bearbeitung können die Dokumente wieder automatisch importiert werden. Unterstützt wird diese Funktion über einen Wizard. Damit besteht die Möglichkeit, in einer Web-Umgebung nicht nur eine Datei zu exportieren oder importieren, sondern auch eine große Anzahl, z. B. eine gesamte Akte oder einen Vorgang.

Einfachheit ist Trumpf

Mit dem aktuellen Release führt die Ceyoniq konsequent ihre Strategie der Einfachheit fort, der bereits die vorangegangenen Versionen folgten. Dazu gehört auch der erleichterte Umgang mit eingehenden Dokumenten sowie deren komfortable Archivierung. Neben der Schnittstelle zu MS Outlook besteht daher ab sofort auch eine Verknüpfung zu Lotus Notes, über die E-Mails und Anhänge direkt im EIM abgelegt werden können. Eine weitere Vereinfachung ergibt sich bei der Nutzung von Microsoft 365. Der Anwender kann nun Templates direkt auch in einer Microsoft 365-Applikation, z. B. MS Word öffnen. Der Mehrwert: Die Vorlagen eines gesamten Unternehmens oder einer Behörde werden zentral verwaltet und können im aktuellen Zustand von den Anwendern bedenkenlos verwendet werden. Kein Anwender muss prüfen, ob er wirklich die aktuellste Version der Briefvorlage nutzt.

Im Web-Client ist mit der Scan-Extension die Möglichkeit entstanden, Scanaufträge direkt aus dem Ordner heraus zu starten, in den das entsprechende Dokument abgelegt werden soll. Aufwändige Wechsel zwischen mehreren Browserfenstern gehören damit der Vergangenheit an. Eine Neuerung für das nscale Cockpit ist die Integration der Signaturlösung Governikus Signer. Damit sind ab sofort das Erkennen eingebetteter Signaturen, Signaturprüfungen und das Signieren selbst möglich. Die Ergebnisse werden in den Metadaten der Dokumente hinterlegt. Dabei sorgt die medienbruchfreie Verarbeitung für eine deutliche Prozesskostenreduktion und Zeitersparnis, z. B. im Rahmen von eGovernment-Prozessen oder Vertragsverwaltungen. Neben den genannten Veränderungen beinhaltet das aktuelle Release zahlreiche weitere Funktionserweiterungen und Features, die insbesondere die Weiterentwicklung des Webclients sowie die smart Layouts und vereinfachte Administration im Web betreffen.