Effiziente CSRD-Berichterstattung

Mit der Corporate ‎Sustainability Reporting Directive (CSRD) hat die EU weitreichende Änderungen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen beschlossen. Nach Schätzungen des Bundesjustizministeriums werden ca. 15.000 deutsche Unternehmen von den erweiterten Meldepflichten betroffen sein, die zeitlich gestaffelt sind. Für die Böllhoff Gruppe – Kompetenzführer im Bereich Verbindungstechnik mit rund 3.400 Mitarbeitenden – steht die Berichtspflicht 2025 an. Das 1877 gegründete Bielefelder Familienunternehmen ist in 25 Ländern an 43 Standorten tätig. Jeden Tag werden über 18 Millionen Verbindungselemente weltweit produziert.

Im Rahmen der „Green Innovation Weeks 24“ zeigten Jannik Desel, bei der Böllhoff Gruppe im Nachhaltigkeitsteam aktiv, und Julian Grenz vom ESG-Softwareunternehmen CONSUST, beispielhaft, wie Unternehmen das Thema Wesentlichkeitsanalyse unterstützt durch Software effizient angehen können.
Durch die CSRD-Berichtspflicht werden künftig deutlich mehr Daten als beim freiwilligen Nachhaltigkeitsbericht abgefragt. Ein komplexes Unterfangen. Deshalb hat die Böllhoff Gruppe mit CONSUST einen externen Partner ins Boot geholt, um softwaregestützt der Berichtspflicht nachzukommen. „Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihr eigenes ESG-Know-how aufzubauen oder zu erweitern. Wir arbeiten befähigend und ganzheitlich, um Nachhaltigkeit und Profitabilität bestmöglich zu verbinden“, erklärt Julian Grenz, Mitgründer von CONSUST, den datenzentrierten Ansatz. „Das Kernstück unseres Ansatzes ist unsere Software FramesCube, die die effiziente Durchführung der doppelten Wesentlichkeitsanalyse sowie die Datenerhebung und die Berichterstattung ermöglicht.“

Wesentlichkeitsanalyse: Was ist wirklich wesentlich?

Unternehmen müssen sehr viele Datenpunkte abarbeiten, es können weit über 1.000 sein, denn die CSRD erfordert die Anwendung von 12 ESRS (European Sustainability Reporting Standards) zu übergreifenden Standards, Umwelt & Klima, Soziales sowie Governance, die zu 82 Angabepflichten führen. Das Ziel ist die Schaffung von Transparenz und Vergleichbarkeit zwischen Unternehmen. Die Prüfung der Berichtspflicht erfolgt durch Wirtschaftsprüfer*innen.
Berichtspflichtige Unternehmen müssen eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen, die auf ihre individuellen Gegebenheiten abgestimmt ist. Dabei müssen sie bestimmen, welche Nachhaltigkeitsaspekte für ihre Stakeholder wesentlich sind, indem sie mögliche Risiken und Chancen sowie positive oder negative Auswirkungen bewerten. Zudem gilt es zu klären, wie diese Faktoren zu bewerten sind. „Wir gehen die Berichterstattung frühzeitig an“, betont Jannik Desel, der seit Februar 2024 Teil des Nachhaltigkeitsteams bei Böllhoff ist und sich im CSRD-Projektteam engagiert. „Außerdem haben wir die Entscheidung getroffen, von Anfang an, eng mit unserem Wirtschaftsprüfer zusammenzuarbeiten. Denn aufgrund der neuen Anforderungen sowie noch vielen Auslegungsfragen ist dies essenziell“, schildert Jannik Desel den Prozess, der von der Projektplanung über den Know-how-Aufbau bis zur Durchführung der Stakeholder- und Wesentlichkeitsanalyse reichte. Zunächst wurden relevante Stakeholder identifiziert, anschließend versetzten sich Mitarbeitende verschiedener Abteilungen in deren Perspektive. „Externe Stakeholder werden durch interne Mitarbeitende vertreten“, so Julian Grenz. In mehreren Workshops wurden Einflüsse, Risiken und Chancen anhand von vorbereiteten Vorlagen von Böllhoff-Mitarbeitenden als Stakeholder-Repräsentanten erarbeitet. Sie identifizierten Impacts und Risiken und Chancen (IROs).

Software beschleunigt den Prozess

Die Ergebnisse wurden anschließend auf einer vordefinierten Skala bewertet. Es folgten Diskussionen und eine Abstimmung über die Bewertung mit den relevanten Stakeholdergruppen. Anhand des Schweregrads eines Aspekts und der Eintrittswahrscheinlichkeit wird ein Score errechnet. „So kommt es zu einer Entscheidung, welche Aspekte wesentlich sind“, erklärt Julian Grenz. Der abschließende Schritt in diesem Prozess ist die Validierung und Freigabe der Ergebnisse durch Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer.
Durch diese Vorgehensweise wurden bei Böllhoff 16 Themen identifiziert; zwei davon aus dem Bereich Governance werden freiwillig bearbeitet: Cybersecurity sowie Digitalisierung und Automatisierung. Im Bereich Umwelt wurden beispielsweise die Vermeidung des Klimawandels, Abfall, Ressourcenzuflüsse als wesentliche Themen identifiziert sowie unter „Soziales“ u. a. Arbeitsbedingungen, Chancengleichheit etc. Insgesamt konnte die Anzahl der Datenpunkte durch die Wesentlichkeitsanalyse um mehr als 30 Prozent reduziert werden. Auch bei der Formulierung von Texten zu qualitativen Datenpunkten leistet ein KI-Assistent wertvolle Unterstützung. Sichtbar wird der Fortschritt anhand eines Tortendiagramms: Welche Daten sind schon vorhanden und was fehlt noch. Das macht den Arbeitsprozess greifbarer. Jannik Desel erklärt, dass aktuell nur wenige Datenpunkte vollständig verfügbar sind, da einige Daten in entsprechender Qualität nur in Deutschland vorliegen und nicht an den internationalen Standorten. Deshalb wird das in Deutschland entwickelte Datenerfassungssystem weltweit eingeführt. Zudem sei es wichtig, am Anfang des Prozesses klar zu definieren, was erfasst werden soll.
All dies zeigt, wie wichtig es ist, sich frühzeitig mit der Berichterstattung zu befassen. Es gilt ein Kernteam zu bilden, Begriffe klar zu definieren, eine saubere Wesentlichkeitsanalyse mit der Identifikation von Stakeholdern samt IROs durchzuführen und letztlich alle Datenpunkte mit Inhalt zu füllen. Bei Böllhoff wird kontinuierlich an der Umsetzung und Weiterentwicklung gearbeitet.