Effiziente und intuitive Gestaltung von virtuellen Sitzungen

Viele weitreichende Entscheidungen in Politik, Verwaltung und Unternehmen werden in Sitzungen getroffen. Auch digital. Die Teilnehmenden müssen nicht mehr im Sitzungsraum anwesend sein, sondern können sich von überall zuschalten und abstimmen – rechtssicher und transparent. Ein von STERNBERG Software entwickeltes Modul macht’s möglich.

Flexibles und mobiles Arbeiten rückt immer stärker in den Fokus. Ebenso die Vereinbarkeit von Beruf/Ehrenamt und Familie. Die An- und Abreise zu Sitzungen kann zeitraubend sein. Bei digitalen Sitzungen entfällt die Fahrtzeit – und schont die Umwelt. Ein Knackpunkt war bislang die rechtssichere Abstimmung. Das vom Bielefelder Unternehmen STERNBERG Software entwickelte Modul „Interaktive Virtuelle Sitzung“ (IVS) ermöglicht Kommunen, Verbänden, Behörden und Unternehmen nun klassische, aber auch namentliche, geheime oder fraktionsgebundene Abstimmungen und Wahlen. „Das ist ein Quantensprung“, sagt STERNBERG-Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher. „Durch diverse Sicherheitsabfragen wird eine satzungsgemäße Abstimmung gewährleistet. Der Sitzungsleiter kann eine Abstimmung auch zurücknehmen, muss allerdings für die Nachvollziehbarkeit eine Begründung eintragen. Bei einer geheimen Wahl lassen sich die Daten nicht zurückverfolgen.“ Die Lösung IVS wurde zusammen mit einer bayerischen Oberbehörde entwickelt und ist bereits von der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Nordrhein-Westfalen zertifiziert worden. Damit ist klar: Die Anwendungen entsprechen den technischen, datenschutzrechtlichen und organisatorischen Standards dieses sensiblen Bereichs.

Planen, durchführen, nachbereiten

Sitzungsarbeit beinhaltet aber deutlich mehr als „nur“ Abstimmungen mit ja, nein, Enthaltung. Allein in den Vorbereitungen zu einer Sitzung steckt viel Planungsarbeit. „Über SD.NET kann die gesamte Sitzung geplant werden“, so Jan-Christopher Reuscher. Angefangen bei der Stammdatenverwaltung über Terminplanung mit Fristenüberwachung oder flexibler Teilnahmeabfragen mit Erinnerungsfunktion bis zur automatischen Zusammenstellung der Tagesordnung und der zeitgesteuerten oder manuellen Veröffentlichung der Dokumente und vielen anderen Funktionen kann im Vorfeld der Sitzung viel Zeit eingespart werden. „Während einer Sitzung ist auch die gemeinsame Bearbeitung von Beschlusstexten in Echtzeit möglich“, so der Geschäftsführer und ergänzt. „Für die Öffentlichkeitsarbeit von Verwaltungen sind virtuelle Sitzungen von enormer Bedeutung. So können Bürger*innen zum Beispiel live von zu Hause aus Ratssitzungen samt Diskussionen und Abstimmungen verfolgen. So wird Politik nahbarer und es wird verständlicher, unter welchen Bedingungen Entscheidungen zustande kommen. Das ist eine Stärkung der Demokratie.“ 

Auch im Nachgang unterstützt die Bielefelder Software z. B. bei der automatischen Übernahme der Beschlüsse und Abstimmungen in das Protokoll, ordnet Audio- und Videodaten den Tagesordnungspunkten zu, erstellt Wortprotokolle auf Basis von Audiotranskription, holt Protokollfreigaben via Workflow ein und noch vieles mehr.

Für die rund 850 Kunden im deutschsprachigen Raum entwickelt STERNBERG nutzerorientierte Software-Lösungen und bietet einen starken Support. „Allein 13 unserer 38 Mitarbeitenden sind mit der Hotline beschäftigt. Und ich bin schon ein bisschen stolz darauf, dass unsere Erstlösungsquote bei über 98 Prozent liegt“, so Jan-Christopher Reuscher. Viel Wert legen die Entwickler*innen auf eine intuitive Bedienbarkeit des digitalen Sitzungsmanagements. 

Für die Öffentlichkeitsarbeit von Verwaltungen sind virtuelle Sitzungen von enormer Bedeutung.

Jan-Christopher Reuscher, STERNBERG-Geschäftsführer

Sitzung live

Nicht erst seit der Corona-Pandemie ist das Bielefelder Unternehmen mit der Digitalisierung von Gremienarbeit befasst, sondern bereits seit der Gründung 1990. Zunächst konzentrierte sich das Familienunternehmen rund 20 Jahre auf Lösungen für Verwaltungen und Kommunen. „Papierlose Gremienarbeit“ war das Stichwort. Vor etwa einem Jahrzehnt nahm STERNBERG zunehmend Unternehmen in den Fokus. „Rein technisch macht es keinen Unterschied, ob unser Kunde ein Wirtschaftsunternehmen oder eine Verwaltung ist“, erklärt Jan-Christopher Reuscher. „Entscheidend sind etwaige unterschiedliche Satzungen, wie eine Sitzung regelkonform vonstattengehen muss. Das betrifft beispielsweise Ladungsfristen oder die Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung. Durch die Umstellung auf virtuelle Sitzungen während der Pandemie haben wir viele Kunden dazugewonnen, die eine sichere und schnelle Lösung brauchten. Und andere wollen heute gewappnet sein, falls wieder einmal eine Pandemie auftritt.“ 

In anderen europäischen Ländern ist man in puncto digitaler Sitzungen schon weiter. In den Niederlanden ist ein Live-Streaming rechtlich verpflichtend. In Deutschland ist man aus datenschutzrechtlichen Gründen und dem Recht am eigenen Bild hier noch deutlich zurückhaltender.