Home Office – was Führungskräfte und Teams jetzt beachten müssen

Die Corona Krise fordert Firmen heraus, Flexibilität zu beweisen und neue Formen der Zusammenarbeit möglich zu machen.

Die Situation ist für alle neu

Viel oder wenig Erfahrung mit Home Office ist in der derzeitigen Situation kaum von Belang, denn kaum eine Organisation ist darauf ausgelegt, die derzeit absehbar hohe Dauer der Home Office-Konstellation erfolgreich zu gestalten. Dies betrifft Erfahrene wie Unerfahrene gleichermaßen.

Vor diesem Hintergrund stehen die Führungskräfte in unserem Land vor einer immensen Herausforderung: Arbeit effizient und effektiv zu gestalten, eine angenehme Teamkultur zu etablieren und die Distanz – auch auf Monate – zu überwinden. Dies ist eine nie dagewesene Situation!

Jetzt müssen wesentliche Entscheidungen schnell getroffen werden

Über welche Kanäle wird auf welche Weise kommuniziert, wie wird Feedback gegeben und wie wird die zwischenmenschliche Kommunikation so aufrecht erhalten, dass sich Mitarbeiter nicht wie Maschinen fühlen – Fragen, auf die Führungskräfte heute Antworten haben müssen; und zwar heute, weil einmal falsch aufgesetzt, sind die betriebswirtschaftlichen Schäden noch größer als ohnehin durch die COVID-19 Pandemie der Fall.

Gute Führung ist gefragt

Der Umgang mit Informationen muss gekonnt von den Führungskräften begleitet und initial orchestriert werden. Wie werden Informationen bewegt, wie werden sie dokumentiert und wie v.a. sinnvoll und effizient administriert – ebenfalls Fragen, auf die jetzt Antworten her müssen, um die Schäden so gering wie möglich zu halten.

Um dies erfolgreich zu realisieren sind grundlegende – sinnvollerweise mit allen abgestimmte und gemeinsam definierte – Richtlinien aufzusetzen oder zumindest zu aktualisieren. Dies betrifft Regeln für Telefonkonferenzen genauso wie eine noch effizientere Email- oder Team-Chat-Kommunikation, um den Strom der Nachrichten nicht überhand nehmen zu lassen. Aber auch andere Themen wie Vorgaben zur Dokumentation, Frist zur Bearbeitung von Anfragen, Ansprechpartner für die zugrunde liegende Kommunikationstechnologie und der notwendigen Rechtevergaben müssen geklärt und für alle transparent nachvollziehbar sein.

Begegnung schaffen – auch virtuell

Zudem müssen Teams zeitliche Slots verschafft werden, in denen gezielt persönliche Beziehungen in den neu formierten virtuellen Teams gepflegt werden. Auf welche Weise kann dies stattfinden?

In unserem 5-Stunden Tag haben wir schon vor längerer Zeit umfangreiche Home Office Möglichkeiten für alle Kollegen eingeführt: Es ist meist für den einzelnen egal, an welchem Platz oder aus welcher Stadt gearbeitet wird. Einige der Kollegen im Team haben feste Home Office Tage, andere entscheiden je nach Aufgabe und Abstimmungsnotwendigkeiten, wo sie lieber arbeiten möchten oder können. Bei uns steht und fällt es mit der Klarheit über die eigenen Verantwortlichkeiten und den Zielen, die jedes Team/jeder Einzelne zu erreichen hat (und häufig auch selbst organisiert plant).

Wichtig ist der zielführende, offene Austausch und ein großes, gegenseitiges Verständnis für die Arbeit des anderen – außerdem haben wir selbst, neben den normalen Ticket-/Support/Wiki-Systemen eigene virtuelle Telefonkonferenzräume, die jeder jederzeit beanspruchen kann, oder auch Videochat-Tools, die sowohl intern, als auch für Austausch mit Kunden mit beliebig vielen Teilnehmern zu jederzeit herangezogen werden können.

Eines der ersten Learnings im 5-Stunden Tag war: Face-to-Face ist noch immer oft am zielführendsten!

Um den richtigen Grundstein für funktionierende Home Office Kultur rechtzeitig zu legen, Wesentliches nicht aus den Augen zu lassen und alle bestmöglich vorzubereiten, haben wir Rheingans Digital Enabler ein kompaktes Impulskonzept aufgesetzt, das Führungskräfte unterstützt, erinnert und Wesentliches betont. Die Nachfrage hiernach steigt aktuell täglich aufgrund der Corona Krise deutlich an. Eine klare Empfehlung diesen Impuls nicht zu verpassen, um sich auf Monate im Home Office bestmöglich vorzubereiten und keine unnötigen Risiken einzugehen.