KI und jetzt?

Selbstständige Identifizierung von KI-Potenzialen in allen Abteilungen

Die Resonanz auf das virtuelle Partnertreffen war enorm. Kein Wunder, denn das „Thema KI beschäftigt mittlerweile Unternehmen aller Branchen und quer durch alle Abteilungen“, stellt Ulrike Meier, Projektmanagerin von DAS KOMMT AUS BIELEFELD, fest. Egal, ob Fachabteilungen, IT, Operations, Finance, HR, Vertrieb oder Marketing. Die Flut an Informationen und Angeboten kann allerdings abschreckend wirken. Wie erste Schritte zur Erleichterung des Arbeitsalltags und eine Effizienzsteigerung des Workflows aussehen könnten, skizzieren die drei Experten des Bielefelder Unternehmens Ohja.ai. 

Das Ziel von Dr. Bassam Mokbel, Lukas Tenge und Wladimir Kossov ist es, KI-Integrationen und Automatisierungen für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen sämtlicher Branchen nutzbar zu machen. Für sie der Schlüssel, um sich zukunftssicher aufzustellen. „Es geht darum, Potenziale selbst zu erkennen und Optimierungsmöglichkeiten in den eigenen Abteilungen im Unternehmen umzusetzen. Die Mitarbeitenden sind Expertinnen und Experten in ihrem Bereich. Mit ihnen möchten wir arbeiten“, betont Lukas Tenge, bei Ohja.ai für Vertrieb und Marketing zuständig und Spezialist für Digitale Transformation. Es geht also darum, einen frischen Blick auf jede Abteilung zu werfen und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Erste Schritte

Welche Aufgaben nerven? Welche kosten Zeit und wiederholen sich ständig? Welche Prozesse sind standardisiert? Und von welchen Bereichen hieß es bislang, dass es hier keine Möglichkeit zur Automatisierung gäbe? Mit diesen Fragestellungen beginnt der Prozess. „Wir sind überzeugt, dass es nicht das eine KI-Feature gibt, das Unternehmen nachhaltig transformiert und die Potenziale dieser Innovation vollumfänglich ausschöpfen lässt. Vielmehr sind es viele maßgeschneiderte und eng verzahnte Workflows, die in der Summe diese Transformation gelingen lassen“, sagt Lukas Tenge. Deshalb konzentrieren sich die drei auf kleine Schritte – Baby Steps – und nutzen Low- bzw. No-Code-Tools, also bestehende Softwares und verknüpfen diese bei Bedarf untereinander und/oder betten sie in die bestehende Infrastruktur ein. Durch diese Vorgehensweise wird viel Entwicklungszeit eingespart. „Wir reden hier eher von Tagen oder Wochen als von Monaten“, so Lukas Tenge.

„Self-Enablement“ spielt im Geschäftsmodell der Unternehmer eine große Rolle. Denn es ist nicht „nur“ essenziell, dass neue Technologien von denen, die sie anwenden sollen, akzeptiert werden, sondern auch nicht-technische Mitarbeitende sollen befähigt werden, eigene Lösungen zu bauen, um die IT-Abteilung zu entlasten. 

Praktische Anwendungen

E-Mails mit personalisierten Inhalten, die zeitaufwendige Recherche von Ansprechpartnern samt Kontakten oder die Suche nach Unternehmen, die als potenzielle Kunden in Frage kommen, sind nur drei Beispiele für das weite Spektrum, das durch eine smarte Verknüpfung von Software Tools für eine Automatisierung des Workflows sorgt.

Lukas Tenge zeigt die Vorgehensweise anhand der Hyper-Personalisierung im Marketing. Zunächst werden relevante Buying Committees und Personas basierend auf definierten Kriterien identifiziert.  Daraufhin erfolgt eine Segmentierung und Priorisierung der zuvor identifizierten Accounts etc. Der eigentliche Clou ist die Anreicherung der vorqualifizierten Kandidaten mit +50 Datenpunkten aus

LinkedIn, Website- und Google-Scraping, frei zugängliche Business Datenbanken, E-Mail etc. in einer maßgeschneiderten Datenbank. Die Akkumulation von Informationen, beispielsweise zum Umsatz oder in welchem Kontext sich die Geschäftsführung zu welchen Themen medial geäußert hat, kann so in Sekundenschnelle erfolgen und spart viel Zeit, die sonst in die manuelle Recherche geflossen wäre. Alle angereicherten Informationen werden anschließend automatisiert an spezialisierte KI-Assistenten übermittelt, die individuelle Herausforderungen, Potenziale und Anknüpfpunkte beim Zielunternehmen identifizieren und daraus hyper-personalisierte Inhalte erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse der Leads zugeschnitten sind.

Im letzten Schritt sorgt eine benutzerfreundliche Lead-Übersicht mit allen angereicherten Kandidaten sowie Outreach-Inhalten in einem Dashboard für den komfortablen automatisierten Outreach-Prozess. Für einen Hersteller von Motoren war es beispielsweise eine wichtige Info, welche Motorentypen in Yachten verbaut werden, um gezielt potenzielle Kunden anzusprechen. Die Struktur des Prozesses zur Hyper-Personalisierung könnte auch im Recruiting zum Einsatz kommen.

Content genieren

Aktuell verwenden Unternehmen sehr viel Zeit darauf, Content zu erstellen, der in unterschiedlichen Versionen verschiedene Kanäle bedient. Auch diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren. Wladimir Kossov, der BWLer im Gründungsteam und jemand, der sich seit neun Jahren mit Prozessautomatisierung befasst, demonstriert dies anhand eines quelleninformierten Blogbeitrags, den er in wenigen Minuten schreiben lässt – inklusive Hochladen auf die eigene Homepage. Der verfasste Text kann zudem SEO-optimiert und in verschiedenen Kurzfassungen automatisiert social-media-tauglich gemacht werden. „Dabei ist es uns wichtig, dass nach wie vor der „Human-in-the-Loop“ prüft, ob die generierten Inhalte den Wünschen entsprechen“, sagt Wladimir Kossov mit Blick auf die KI-gestützte Anpassung des Arbeitsalltags. Weitere Anwendungen sind die automatische Beantwortung von Support-Anfragen oder von Kommentaren auf Instagram und Co.

Wissensmanagement

Durch den Arbeitskräftemangel und den demographischen Wandel ist es für Unternehmen heute wichtiger denn je, Wissen in den eigenen Reihen zu halten und Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung von Themen in Potenziale umzuwandeln. Auch hier kann KI hilfreich sein. „Retrieval-Augmented Generation“ (kurz RAG) ermöglicht es, Informationen aus unternehmenseigenen Wissensdatenbanken, wie Geschäftsbedingungen, Produktdokumentation, Firmen-Wikis und ähnlichem, zu extrahieren und für spezifische Antworten zu nutzen“, erklärt Dr. Bassam Mokbel, der für seine Promotion nach Bielefeld kam und bei Ohja.ai für KI-Daten-Analyse, Machine Learning und den Aufbau von SaaS zuständig ist. RAG kann beispielsweise als Chatbot in Microsoft Teams eingebettet werden und so die Mitarbeitenden bei ihren Fragen unterstützen.

Produktbeschreibungen lassen sich ebenfalls automatisiert SEO-optimieren. Meetingprotokolle, die Dokumentation von Vertriebsgesprächen oder die Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen zu einem bestimmten Thema lassen sich automatisiert generieren. Es gibt sehr viele Möglichkeiten, die Effizienz des Workflows durch die Verbindung von KI und Automatisierung zu steigern. Die sich an den Vortrag anschließende Diskussion und ganz konkrete Fragen von Seiten der Teilnehmenden zeigte, wie drängend das Thema ist. Unternehmen wollen sich mit KI befassen, sie für ihre Effizienzsteigerung nutzen – und nun gibt es diese nötigen konkreten Ansätze, wo und wie man anfangen kann. Mit kleinen Schritten. Ein Deep Dive dazu ist schon in Planung.