Schöne neue Arbeitswelt

Demographischer Wandel und Arbeitskräftesicherung beschäftigten die Unternehmen bereits vor der Pandemie. Megatrends wie Globalisierung und Digitalisierung und ein neues Verständnis von Arbeit – New Work – und damit neuen Formen des Arbeitens kamen hinzu. Der digitale Wandel in der Arbeitswelt hat durch die Corona-Schutzmaßnahmen (Lockdown, Homeofficepflicht) einen gewaltigen Schub erfahren. Wir wollten wissen, was sich dadurch nachhaltig in Unternehmen verändert hat und welche Chancen und Risiken diese Veränderungen in sich bergen. Wir haben mit Anke Kortkamp, geschäftsführende Gesellschafterin von bpi, Michael Born, Geschäftsführer von AGFEO, und Mark Heuermann, Geschäftsführer von epunks, ein lebhaftes Gespräch geführt.

Wie sieht die neue Arbeitswelt bei Ihnen aus?

Anke Kortkamp: Wie es der Zufall so wollte, haben wir uns bei bpi bereits vor der Corona-Pandemie intensiv mit der Entwicklung eines neuen Arbeitszeitmodells befasst. Basierend auf den Bedürfnissen unserer Mitarbeitenden haben wir dazu ein internes Projekt aufgesetzt und auf Arbeitszeitkonten umgestellt. Wir haben gemerkt, dass unsere jüngeren Mitarbeitenden nicht in starren Strukturen arbeiten möchten und entsprechend reagiert. Die Testphase startete im Februar 2020 und im März begann der erste Lockdown und damit die Zeit des Homeoffice. Wir haben weiter an dem Modell gearbeitet und als am 1.7.2021 die Homeoffice-Pflicht aufgehoben wurde, sind wir mit einem hybriden Modell in eine weitere Testphase gegangen, die noch bis zum 30.6.2022 andauert. Unsere 45 Mitarbeitenden haben zurzeit bei uns die Möglichkeit, jede Woche mindestens einen Tag von zu Hause aus zu arbeiten. Außerdem haben wir die Gleitzeit erweitert und unseren Teamleitern einen größeren Spielraum eingeräumt, sodass zusätzlich zu dem einen Tag in der Woche weitere vier Tage Homeoffice pro Monat bewilligt werden können. Somit können unsere Mitarbeitenden auch mal eine ganze Woche am Stück im Homeoffice verbringen. Die Resonanz unserer Mitarbeitenden darauf ist sehr positiv. Das spiegelte sich auch in den Azubi-Video-Clips „Ich hab‘meine Ausbildung aus Bielefeld“. Diese authentischen Spots, in denen Azubis über ihre Aufgaben und die Rahmenbedingungen bei bpi berichten, haben uns schon einige Bewerbungen beschert.

Michael Born: Obwohl wir anders als bpi und epunks kein reines IT-Unternehmen sind, konnten wir durch die gute Vorarbeit im März 2020 von heute auf morgen 60 unserer 130 Mitarbeitenden ins Homeoffice schicken. In der Produktion geht das natürlich nicht. Als Spezialist für Telekommunikationslösungen, AGFEO gibt es schon 75 Jahre, hatten wir natürlich einen riesigen Vorteil. Während bei anderen Unternehmen anfangs die Mitarbeitenden ihre private Festnetz- oder Mobilnummer nutzen mussten, konnten wir unsere Teams im Homeoffice gleich mit entsprechenden Lösungen ausstatten. Kunden haben die ihnen vertraute Rufnummer gewählt und unsere Mitarbeitenden darunter erreicht. Nach dem ersten Lockdown, als einige Kolleginnen und Kollegen wieder ins Büro kamen, haben wir von dem einen oder anderen den Satz gehört wie: „Es ist so laut hier. Zu Hause hatte ich mehr Ruhe.“ Da sind wir hellhörig geworden und haben uns gefragt: Was verändert sich hier gerade und wie können wir Lösungen finden? Bei uns entscheiden nun die Abteilungsleiter, wie viel Präsenz sie von den Mitarbeitenden brauchen. Wir haben ein flexibles Antragsverfahren eingeführt, so dass für die nächsten zwei bis drei Monate definiert ist, wer zu Hause arbeiten möchte und wer lieber ins Büro kommt. Ein großer Vorteil der flexiblen Lösung war, dass wir damit recht unabhängig von den unterschiedlichen Regelungen im Hinblick auf Corona-Schutzmaßnahmen der Politik agieren konnten.

Wir haben auch festgestellt, dass die Wege-Zeiten, also die Zeit, die für den Arbeitsweg aufgewendet wird, bei vielen die Work-Life-Balance beeinträchtigt. Daran merken wir, wie sich die Arbeitswelt verändert und dafür wollen wir gute Lösungen finden. Das ist für die Motivation der Mitarbeitenden entscheidend und natürlich auch für das Recruiting. Deshalb haben wir überall, wo es möglich ist, mobile Arbeitsplätze, eingerichtet. Das geht noch einen Schritt über das Homeoffice hinaus. Weil wir das anbieten, gelingt es uns, IT-Fachkräfte zu gewinnen, die wir sonst nicht an den Standort Bielefeld hätten locken können. Das ist ein wichtiger Faktor, um Talente zu akquirieren. Das birgt zugleich das Risiko, dass gute Leute aus Bielefeld mobil für Unternehmen in Süddeutschland oder den Metropolen mobil arbeiten, wo deutlich höhere Gehälter gezahlt werden. Umso wichtiger ist es, aktiv an der Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen zu arbeiten. Man muss für einen guten „Klebstoff“ sorgen.

Mark Heuermann: Als kleine, digitalgetriebene Agentur mit 16 Mitarbeitenden hatten wir schon vor Corona mobile Arbeitsplätze. Treiber dafür war, dass im Februar 2014 in unser Büro eingebrochen und all unsere iMacs entwendet wurden. Das war für uns als Start-up – wir haben 2011 gegründet – ein herber Verlust. Darum haben wir uns entschieden, dass alle Mitarbeitenden ihre Geräte mit nach Hause nehmen. Auch wir haben, wie bpi, unsere Arbeitszeiten verändert. Wir haben von einer 40- auf eine 38-Stunden-Woche umgestellt, Gehalt und Urlaubstage sind dabei gleich geblieben. Kernarbeitszeit ist von 10 bis 16 Uhr. Bei Bedarf können wir individuelle Homeoffice-Regelungen vereinbaren. Wir versuchen, eine flexible Office-Kultur zu leben. Während der Pandemie war es für uns recht einfach, unser Team nach Hause zu schicken, weil fast alle unsere Produkte digital sind. Auch in unserer Buchhaltung funktioniert das in großen Teilen, weil wir zu etwa 90 Prozent papierlos arbeiten.

Die Vorgänge, die noch auf Papier sind, können an etwa zwei Bürotagen hier vor Ort erledigt werden. In Hinblick auf die Arbeitsorganisation sorgen wir dafür, dass Projekte gut geplant werden und das Team somit ein klar definiertes Arbeitspaket mit nach Hause bekommt. Bei aller Flexibilität sprechen wir folgende Empfehlung aus: zwei Tage die Woche Homeoffice und drei Tage in Präsenz. Daneben ist aber alles möglich. Wenn beispielsweise jemand ein pflegebedürftiges Elternteil versorgt, dann geht auch 100 Prozent Homeoffice. Wir versuchen, viel mit unseren Mitarbeitenden zu sprechen und vor allem zuzuhören, damit wir auf ihre Bedürfnisse reagieren können. Schon vor Corona haben wir Stundenkonten geführt, inklusive Überstunden und der Möglichkeit, auch mal einen Tag ins Negative zu rutschen. Wir müssen uns der Konkurrenz stellen. Wir haben schon Leute an größere Agenturen in Hamburg, Berlin und München verloren.

Damit wären wir beim Stichwort Bindung von Mitarbeitenden …

Michael Born: Aus meiner Sicht sind drei Stichwörter entscheidend für die Arbeitswelt von morgen: flexibel, abwechslungsreich, ortsungebunden. Das müssen wir vor Augen haben, wenn wir etwas für die Mitarbeitenden tun. Im Hinblick auf die Bindung ist es wichtig, in Kontakt zu sein. Während der Pandemie haben wir beispielsweise in regelmäßigen Abständen online Info-Veranstaltungen für die Belegschaft organisiert. Das gab es vor der Pandemie in der Form nicht, ist inzwischen aber etabliert und wird sehr gern gesehen. Online-Meetings sind effektiv und auf dem Punkt, aber der Mensch als soziales Wesen muss schmecken, riechen, anfassen können. Deshalb ist für mich eine hybride Arbeitsweise der Schlüssel. Wir wollen wach sein, modern denken und wir wollen Arbeit und Arbeitsplätze so gestalten, dass unsere Mitarbeitenden stolz darauf sind und genau das nach außen tragen. Dazu gehören auch physische und psychische Aspekte, die wir mit unserem betrieblichen Gesundheitsmanagement abdecken. Für diese Themen schaffen wir eine Angebotsfläche. Mit der Resonanz können wir zufrieden sein. Im Schnitt weisen unsere Mitarbeitenden mehr als 20 Jahre Betriebszugehörigkeit auf.

Anke Kortkamp: Als inhabergeführtes Familienunternehmen ist uns die Nähe zu den Mitarbeitenden ganz wichtig. Während der Pandemie habe ich häufig die Hälfte meiner Zeit eines Tages nur mit Gesprächen verbracht. Wie AGFEO haben auch wir unsere Mitarbeitenden regelmäßig informiert, jeden Freitag, allerdings per Mail. Auch bei uns sind viele Mitarbeitende bereits über 20 Jahre im Unternehmen. Wir arbeiten mit klaren Regeln zusammen. Die Gemeinschaft liegt uns am Herzen und wir streben nicht nach maximalem Profit um jeden Preis. Nähe und Gemeinschaft kann aus unserer Sicht nur in Präsenz entstehen. Viele unserer Mitarbeitenden verbringen auch ihre Freizeit miteinander. Freundschaften sind entstanden. Das schweißt ein Team zusammen und ist ein ganz wesentlicher Faktor der Bindung. Wir halten aber nicht starr an unserem Arbeitszeitmodell fest. Sonderregelungen sind im Einzelfall immer möglich, wenn es – wie eben bereits angesprochen – zum Beispiel um die Pflege der Eltern oder Kinderbetreuung geht.

Die jüngere Generation definiert einen anderen Anspruch an Arbeit. Diesen Schwenk gehen wir mit agilen Arbeitsweisen an. Wir setzen auf die Ausbildung des eigenen Nachwuchses und haben bis zu sechs Auszubildende gleichzeitig, was für ein Unternehmen unserer Größe eine Menge ist. Und eines kann ich nur unterschreiben: Die bereits erwähnten Team Events sind wichtig. Wir haben einfach mal an einem Montag den Betrieb mittags geschlossen und sind zum Schwarzlicht-Golf gefahren. In puncto Events haben wir uns noch viel vorgenommen. Was bei uns auch richtig gut ankommt, sind unsere bpi-Sweatshirt-Jacken mit unserem Logo. Der Uniform-Gedanke trägt zur Identifikation bei und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.

Mark Heuermann: Da kann ich nur zustimmen: Kontakt ist wichtig. Bei uns sind vier Mitarbeitende voll vor Ort, weil sie es so möchten. Diese vier sind Anlaufstellen für die anderen und fungieren auch als Kitt, als Klebstoff, wie Herr Born es formulierte, für das gesamte Team. Wir führen alle zwei Wochen eine Pflichtveranstaltung durch, zu der alle zusammenkommen. Dabei geht es nicht ausschließlich um das Business, sondern in Gesprächen entwickeln wir von der Geschäftsleitung ein Gefühl dafür, wo unsere Mitarbeitenden stehen, was sie beschäftigt. Weiterbildung ist ein weiterer Aspekt. Gut angekommen ist bei uns der wöchentliche Englisch-Unterricht. Oder auch mal spontane Aktionen. Mein Kompagnon ist begeisterter Radfahrer. Neulich haben wir unserem Team einen halben Tag Sonderurlaub gegeben und zusammen eine Rad-Tour unternommen. Mit diesen besonderen Aktionen möchte wir das Socialising fördern. Wir nehmen auch oft und gern zusammen an Sport-Events teil, wie zum Beispiel am Werre-Lauf. Dafür legen wir dann epunk-Trikots auf.

Anke Kortkamp: Dann würde ich Sie und Ihr Team gern zu unserem Fußball-Firmenturnier in der bpi-Arena am Senner Waldbad einladen.

Mark Heuermann: Klasse, da sind wir gern dabei!

Wie halten Sie selbst es mit der Arbeit im Homeoffice?

Mark Heuermann: Eigentlich war ich nie ein Fan von Homeoffice. Aber in der Pandemie habe ich gemerkt, dass zwei Tage zu Hause gut waren, um eine Außenansicht auf unser Unternehmen zu bekommen. Das habe ich zu schätzen gelernt. Ich teile mir das nun so ein: IT- und Projekt-Fragen bearbeite ich in Präsenz in unserer Agentur in der Alten Boge-Fabrik und unternehmerische Aufgaben erledige ich im Homeoffice.

Michael Born: Mir ging es wie Herrn Heuermann. Ich habe es während der Pandemie selbst ausprobiert und festgestellt, dass es bestimmte Dinge gibt, die ich zu Hause besser kann. Homeoffice kann sehr effektiv sein. Das war eine tolle Erfahrung, die ich ohne die Pandemie sicherlich nicht gemacht hätte.

Durch die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice sind einige Büroflächen ungenutzt. Wie gehen Sie damit um?

Mark Heuermann: Wir versuchen eine kleine, aber gut ausgestattete Office-Kultur zu schaffen. Ein Kicker gehört selbstverständlich dazu. (lacht)

Anke Kortkamp: Vor der Pandemie hatten wir durch unser Wachstum eigentlich Pläne, uns räumlich zu vergrößern. Wir wollten bauen, haben aber keine geeignete Fläche gefunden. Jetzt sind wir dazu übergegangen, unsere Räumlichkeiten umzugestalten. Wir haben beispielsweise alle Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet, was von allen Mitarbeitenden sehr geschätzt wird. Wir wollen unsere vorhandene Fläche so optimal gestalten, dass wir möglichst wenig Raum brauchen.

Michael Born: Auch wenn einige Büros aufgrund der Möglichkeit des mobilen Arbeitens verwaist sind, haben wir jetzt einen sechsstelligen Betrag in die Schaffung einer Team Area investiert. Das soll ein Begegnungszentrum für alle Mitarbeitenden sein. Hier kann man sich in einer anderen Atmosphäre mit Kolleginnen und Kollegen austauschen – sei es beruflich oder privat. Oft geht während eines Gesprächs das eine in das andere über. Unsere Idee ist es, diese Team Area so attraktiv zu gestalten, dass auch die Mitarbeitenden, die überwiegend im Homeoffice sind, sagen: Ach, da fahre ich heute mal hin. Außerdem haben wir damit eine Fläche für beispielsweise After Work Events. Die Team Area kann sowohl für kleinere Meetings, als auch für ein Plenum mit bis zu 100 Personen genutzt werden. Wir haben dabei auf sehr gute Akustik, ein angenehmes Raumklima und moderne Einrichtung geachtet, damit gerade auch abteilungsübergreifende Gespräche agil stattfinden können. Vor der Pandemie haben wir übrigens nie an Shared Desks gedacht.

Auch das hat sich verändert und bringt zwei Themen mit sich: Zum einen die Hygiene am Desk und ein Invest in Laptops. Man könnte auch darüber nachdenken, frei gewordene Büroräume als Co-Working-Space zu vermieten. Dadurch kommt man auch wieder in Austausch mit anderen Unternehmen, Startups und Branchen, was befruchtend für die eigene Arbeit sein kann.

In Ihren Teams arbeiten unterschiedliche Generationen mit zum Teil verschiedenen Motivationen im Hinblick auf Arbeit zusammen. Wie gestalten Sie die Zusammenarbeit?

Anke Kortkamp: Die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorstellungen zusammenzuführen, ist eine große Herausforderung. Da prallen zuweilen Welten aufeinander. Um diese in Einklang zu bringen, braucht man Präsenz. Mit neuen Arbeitszeitmodellen wollen wir den unterschiedlichen Wünschen gerecht werden. Wir wollen alle ansprechen und mitnehmen. Indem wir den Fokus auf Gemeinschaft legen, erhoffe ich mir davon unter anderem mehr Loyalität. Denn ein weiteres großes Thema der nächsten Jahre ist es, das Know-how der Mitarbeitenden im Unternehmen zu halten. Ein Mentoring-Programm, in dem ältere mit jüngeren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten, ist ein Ansatz.

Michael Born: Da stimme ich voll und ganz zu. Die Generationen zusammenzuführen und dabei im Blick zu behalten, dass alle Mitarbeitenden Individuen sind, ist die herausfordernde Aufgabe. Das hat auch viel mit Wertschätzung zu tun, die jeder Einzelne verdient hat.

Mark Heuermann: Die individuellen Wünsche zu erkennen, ist entscheidend und jungen Menschen eine Perspektive zu geben. Dabei muss man genau gucken, welche Ziele der Einzelne hat. Wir versuchen, allen die Sicherheit zu geben: „Das läuft gut, wie du es machst.“

bpi solutions
Das Bielefelder Software- und Beratungshaus unterstützt seine Kunden seit Beginn der 1980er Jahre erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen.

AGFEO
Die Abkürzung steht für Apparatebau – Gesellschaft für Fernmeldetechnik/Feinmechanik, Elektrotechnik und Optik. Heute ist das 1947 gegründete Unternehmen der Experte für individuelle Telekommunikationslösungen. Am Standort Bielefeld wird Elektronik-Hardware produziert, Software entwickelt und die umfangreichen Serviceleistungen abgewickelt.
epunks
2011 als Zwei-Mann-Betrieb mit dem Schwerpunkt Programmieren in Bielefeld gegründet, sind die epunks heute eine Fullservice-Agentur, die Marken und digitale Produkte entwickelt, die Menschen und Unternehmen voranbringen.