Neue Ceyoniq nscale Version 9.1: Microsoft 365 – MS Teams-Integration und Optimierungen bei Usability, Prozesssicherheit und Compliance

Die Ceyoniq Technology GmbH hat ein umfassendes Update ihrer Informationsplattform nscale veröffentlicht, das eine Vielzahl an neuen Funktionalitäten mitbringt. Highlight der neuen Version nscale 9.1 ist die Integration der Anwenderoberfläche nscale Web in das Kollaborationstool MS Teams der cloudbasierten Microsoft 365-Suite. Darüber hinaus enthält nscale 9.1 verschiedene Optimierungen, die eine noch höhere Benutzerfreundlichkeit, Prozesssicherheit und Compliance der Enterprise-Information-Management-Lösung (EIM) gewährleisten. nscale 9.1 ist ab sofort verfügbar.

Nahtlose Integration in Microsoft 365 – MS Teams

Die wichtigste Neuerung in nscale 9.1 ist die native und nahtlose Integration des browserbasierten Clients nscale Web in lokale sowie cloudbasierte Installationen von Microsofts MS Teams. Durch die vollständige Einbindung erhalten Unternehmen die Möglichkeit, ihr Informations- und Dokumentenmanagement – und damit ihre Geschäfts- und Verwaltungsprozesse – systemübergreifend sowie ohne Medienbrüche zu organisieren und in Echtzeit kollaborativ zu bearbeiten.

nscale Benutzer können fortan in ihrer gewohnten MS Teams-Umgebung arbeiten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln – und damit wertvolle Zeit einsparen sowie die Informationsbeschaffung im Arbeitsalltag beschleunigen. Darüber hinaus bieten die strukturiert zusammengeführten Informationen aus verschiedenen Anwendungen einen 360°-Überblick über Vorgänge im Unternehmen und ermöglichen dadurch schnelle Entscheidungen sowie effektive und fehlerfreie digitale Prozesse.

Die Integration erfolgt über die App nscale MS Teams, die bequem und unkompliziert in Microsofts Informations- und Kollaborationsplattform eingebunden wird und dort anschließend als Kanal zur Verfügung steht. Sie ist in der Desktop- und der Web-App von MS Teams einsetzbar und berücksichtigt alle in nscale vorhandenen Berechtigungen für Repository und Dokumente.

RMS 2-Unterstützung und Exchange 365-Integration im nscale Administrator

Auch die zentrale nscale Konfigurationsoberfläche nscale Administrator erhält zusätzliche Funktionen: Der neue nscale Remote Management Service 2.x (RMS 2.x) ermöglicht es Systemadministratoren, nscale Komponenten mit verschlüsselter Kommunikation zu verwalten. Zugriffsrechte, Kontenverwaltung, Protokollierung und Logging erfolgen dabei über eine sichere Verschlüsselung des RMS-Protokolls mit dem HTTPS-Protokoll TLS. Administratoren können Benutzerrollen dadurch risikoreduziert vergeben und einzelnen Anwendern oder Anwendergruppen individuell Zugriffsrechte zuweisen.

Zudem hat Ceyoniq nscale in Exchange Online integriert. Dadurch profitieren nscale User von den zahlreichen Vorteilen der cloudbasierten Messaging- und Kollaborationsplattform von Microsoft 365: reduzierter Aufwand für Pflege, Aktualisierung und Wartung der Infrastruktur, hohe Stabilität, Verfügbarkeit von Microsofts Cloud-Service, Aktualisierung ohne Ausfallzeiten, vereinfachte Skalierung von Kapazitäten, erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie die Compliance-gerechte Archivierung von (Journal-)Postfächern.

Optimierung der Clients nscale Web und nscale Cockpit

Beim browserbasierten Client nscale Web hat Ceyoniq die Usability weiter verbessert. So können Anwender den Dokumenten-Viewer nun bequem per Klick vom Interface abkoppeln und in einem separaten Browserfenster öffnen. Beim Blättern durch verschiedene Dokumente zeigt der Viewer in Echtzeit eine Vorschau des aktiven Dokuments an – und ermöglicht es dadurch, Dokumente agil und intuitiv zu bearbeiten. Zudem stehen Benutzern im Viewer nun zwei weitere konfigurierbare Markierungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit denen sie Dokumenteninhalte formatunabhängig mit Pop-up- und Text-Annotationen versehen und so Notizen an Dokumenten erfassen können. Bislang existierten in nscale Web mit der Schwärzen- und der Farb-Annotation zwei Markierungsmöglichkeiten.

Außerdem unterstützt der lokale Client nscale Cockpit nun das Staging von Dokumenten im Entwurfsstatus. Damit können Ersteller ihre Entwürfe vor der Freigabe durch einen Entscheider überprüfen lassen. Diese Funktion unterstützt Unternehmen bei der Organisation von Versionen und garantiert einen prozesssicheren Überblick über sämtliche Änderungen an Dokumenten. Zudem erfolgt nun in nscale Cockpit eine Prüfung der Verstichwortung nach vorab definierten Pflichtfeldern, sobald ein Benutzer ein neues Dokument anlegt. Dieses wird nur gespeichert, wenn der Ersteller die manuelle Indexierung erfolgreich durchgeführt hat – was eine erhöhte Prozesssicherheit zur Folge hat.

Usability-Optimierungen in nscale PAP

Mit der nscale Process Automation Platform (PAP) können User schnell und einfach Prozesse nach den Regeln der Standardspezifikation BPMN 2.0 modellieren und dadurch wiederkehrende Geschäftsabläufe vereinheitlichen und beschleunigen. Mit dem Update auf Version 9.1 erhält der Modeler einige Verbesserungen, die für eine vereinfachte Benutzerführung und reduzierte Umsetzungsaufwände sorgen. Vor allem das Handling der Process Map geht nun leichter von der Hand, die Prozesstabellen-Übersicht ist ebenso deutlich benutzerfreundlicher gestaltet. Auch das mögliche Auf- und Einklappen von Listenelementen und Eigenschaften, farbliche Markierungen einzelner Tasks sowie das optimierte Handling von Decision Tables tragen zu einer verbesserten Usability von nscale PAP bei.

Wir freuen uns, unseren Kunden mit nscale 9.1 viele neue und nützliche Funktionalitäten zur Verfügung stellen zu können, die die EIM-Plattform noch leistungsfähiger machen. Vor allem die Integration von nscale in MS Teams ist ein entscheidender Schritt, um Unternehmen eine effiziente digitale Kollaboration zu ermöglichen und die Digitalisierung ihres Dokumenten- und Informationsmanagements voranzutreiben.

Christian Burkamp, Bereichsleiter Forschung & Entwicklung bei Ceyoniq

Detaillierte Informationen zu nscale erhalten Sie hier: https://ceyoniq.com/.