Pionier der Branche

OCTA Steuerberater wird zukünftig die Geschäftsführung auf sämtliche Mitarbeiter übertragen. Angetrieben von der Notwendigkeit, flexibler und innovativer zu arbeiten, um Kundenanfragen besser und schneller zu beantworten, setzt OCTA zukünftig auf Selbstorganisation, größtmögliche Mitarbeiterbeteiligung und verteilte Entscheidungskompetenzen – und wirft so traditionelle Führungsansätze über Bord.

Auf der halbjährlichen Mitarbeiterklausurtagung verkündete Ralf Sommer, Inhaber und Geschäftsführer von OCTA Steuerberater, die Rolle der Geschäftsleitung abzuschaffen. Seine Vision: Ein agiles Unternehmen, in dem stärkenbasiertes Arbeiten in agilen Teams mit maximalen Entscheidungskompetenzen die Herausforderungen der Kunden bestmöglich zu beantworten weiß. Der Ursprung für die Idee stammt aus einem intensiven Workshop mit den New Work Pionieren Rheingans im Jahr 2023: Ursprünglich zur Identifikation von versteckten Potenzialen angesetzt, hat sich schnell innerhalb der engagierten Teams eine Eigendynamik entwickelt, bei denen verschiedene Arbeitskreise aus Mitarbeitern verschiedener Fachrichtungen an die Herausforderungen der Zukunft
anpassen wollten.

Ralf Sommer erklärt: „Bereits in der Vergangenheit haben wir z.B. Jahresabschlüsse arbeitsteilig erstellt. In einigen Pilotprojekten haben wir uns agil organisiert und agil gearbeitet. Dieser agile Ansatz hat uns dazu inspiriert, das Konzept auf das gesamte Unternehmen zu übertragen.“ Und er ergänzt: „Die Frage, wer welche Dinge am besten entscheiden kann – ich als Inhaber oder meine Mitarbeiter, die sich täglich mit den operativen Themen beschäftigen –, hat mir den Anlass gegeben, meine Rolle zu überdenken und mich von dem Wissen und den Erfahrungen meines Teams leiten zu lassen. Es gibt doch Menschen in diesem Unternehmen, die in vielen Bereichen deutlich besser sind als ich.“

Daher möchte er in Zukunft als Inhaber der Kanzlei zwar Ziele und gewisse Leitplanken vorgeben, die Entscheidungen aber den Mitarbeitern in den einzelnen Fachbereichen überlassen. Die Idee, den eigenen Arbeitsplatz aktiv mitzugestalten und mehr Verantwortung zu übernehmen, wurde im Team direkt von Anfang an überwiegend positiv aufgenommen. Einzelne anfängliche Unsicherheiten hinsichtlich des Wandels konnten gemeinsam aufgelöst werden, denn das neue Konzept ermöglicht es besser auf Veränderungen zu reagieren und Innovationen zu fördern. Ralf Sommer: „Unsere Branche – wie auch die gesamte Welt – sind so stark im Wandel, wie sie es noch nie war. Unsere Welt ist schnelllebig geworden. Die Halbwertszeit von Wissen und Technologie wird immer kürzer. Wir müssen uns und unsere Prozesse ständig hinterfragen und neu erfinden.“

Die Antwort liefert er daher direkt mit: „Wir haben erkannt, dass agile Methoden es uns ermöglichen, flexibler und effizienter zu arbeiten. Flache Hierarchie und mehr Mitarbeiterbeteiligung ermöglichen es uns, die Vielfalt an Fähigkeiten und Ideen unserer Mitarbeitenden optimal zu nutzen. Selbstorganisation erlaubt es den Mitarbeitenden, eigenverantwortlich zu handeln und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dies führt zu einer dynamischen und anpassungsfähigeren Unternehmenskultur. Und unsere 8 Werte sind dabei unsere Leitplanken an denen wir uns immer messen lassen wollen. Genau diese Werte garantieren unsere ostwestfälische Bodenständigkeit und OCTA Identität.“

Auch der zunehmende Fachkräftemangel hat die Entscheidung beeinflusst. Unternehmen müssen dadurch immer effektiver und effizienter werden. Selbstverständlich möchte OCTA weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber sein. „Dazu gehört auch eine Arbeitsumgebung, in der es Freude macht zu arbeiten und jeder einzelne seine Leidenschaften nachgeht.“, sagt Ralf Sommer dazu. Denn: „Stillstand bedeutet Rückschritt. Wir möchten vorangehen und erreichen, dass sowohl unsere Kunden als auch unsere Mitarbeitenden Fans unserer Kanzlei sind. Dafür müssen wir uns alle ins Zeug legen und das tun wir gerne. Wenn wir die Dinge mit Leidenschaft tun, tun wir sie entsprechend auch gut.“

Begleitet wird OCTA in diesem Vorhaben von der Bielefelder New Work Beratung Rheingans, die sich auf neue und agile Formen der Zusammenarbeit spezialisiert hat. Das Team von Lasse Rheingans unterstützt OCTA weiterhin auf ihrem Weg mit Methoden, Workshops und Schulungen. Ralf Sommer: „Wie haben bereits viele Maßnahmen umgesetzt, um OCTA zu einem agilen Unternehmen zu machen. Dazu gehört z.B. die Einführung von MS Teams und eine effektivere Kommunikation.Durch die Schaffung von Arbeitskreisen und die Förderung von Selbstorganisation konnten weitere Arbeitsergebnisse umgesetzt werden. Bei all dem werden die Stärken der Mitarbeiter berücksichtigt und somit auch ein persönliches Wachstum unterstützt.

OCTA setzt zusätzlich zu ihren agilen Herangehensweisen verstärkt auf Digitalisierung, Automatisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Das freut auch die Mitarbeiter, denn Akten und Ordner muss bei OCTA schon lange niemand mehr durchforsten. Ralf Sommer: „Wir erhoffen uns eine bessere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, eine höhere Innovationskraft und insgesamt eine bessere Arbeitsatmosphäre für unsere Mitarbeitenden. Dadurch wollen wir OCTA als attraktiven Arbeitgeber positionieren und unsere Kunden noch besser unterstützen. Ganz im Sinne eines Fans.“ Schon jetzt zeigen sich konkrete Erfolge: Effizienzsteigerung und verbesserte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sind nur der Anfang.

Die Einführung von agilen Arbeitsweisen und MSTeams ermöglicht es OCTA, schneller auf Aufträge einzugehen und innovative Lösungen zu entwickeln, indem die Vielfalt der Fähigkeiten und Ideen der Mitarbeiter optimal genutzt werden. Ralf Sommer: „Und durch diese neuen Arbeitsweisen schaffen wir es endlich, transparenter in der Erbringung unserer Dienstleistungen zu sein.“ Darüber hinaus hat OCTA im Vergleich zu Wettbewerbern eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit, eine geringe Fluktuation und hohe Bewerberzahlen. Das ist allerdings auch dringend nötig, denn an Kunden mangelt es OCTA durch ihren Beratungsansatz nicht. „Unser großes Ziel ist es, OCTA zu einem führenden agilen Unternehmen zu machen, das für seine Innovationskraft, seine Flexibilität und seine Mitarbeiterorientierung bekannt ist. Wir möchten zu den Top-Unternehmen unserer Branche gehören und Kunden wie Mitarbeiter nachhaltig als Fans
begeistern.“, gibt Ralf Sommer als Marschrichtung vor.