Digitaler Prozess-Beschleuniger

Wurde die Rechnung von neulich eigentlich schon bezahlt? Wurde auch daran gedacht, Zahlungsziele und Skonti so gut wie möglich zu nutzen? Und wie stehen wir wirtschaftlich und abomäßig eigentlich da? Um Fragen wie diese tagesaktuell beantworten zu können, hat die Neue Westfälische eine umfassende Digitalisierungsstrategie umgesetzt. Im Zentrum stand dabei die Informationsplattform „nscale“ des Unternehmens Ceyoniq. Oder vereinfacht ausgedrückt: Ein digitaler Beschleuniger für wichtige Dokumente, die auf Papier schon mal tage- oder wochenlang unterwegs sein konnten.

Dabei galt es eine Menge zu beachten: Einmal ging es darum, Papierdokumente, die bis dato per Haus- oder Rohrpost von A nach B geschickt wurden, sofort nach dem Eingang zu digitalisieren. Damit stehen die Dokumente und Informationen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unternehmensübergreifend umgehend dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden, und können außerdem in digitalen Workflows automatisiert weiterverarbeitet werden.

Darüber hinaus wurden vom Einkauf bis zur Rechnungsprüfung alle Geschäftsprozesse im Sinne einer digitalen Purchase-to-Pay-Lösung einbezogen. Genauso wie alle Partner der dezentralen Unternehmensstruktur mit 30 operativ tätige Firmen und Beteiligungen, die vom Call-Center bis zur Konzertagentur reichen. Es galt 50 Rechnungskreise und 1,7 Millionen Geschäftspartnerakten zu integrieren. Damit das funktionierte, wurde eine Anbindung an bestehende IT-Systeme, insbesondere an die SAP-Lösungswelt, realisiert.

Fast „nebenbei“ wurde noch ein Ziel erreicht: Bei der Neuordnung der Prozesse wurden auch die unternehmenseigenen Compliance-Anforderungen wie ein Vieraugenprinzip integriert. Und die digitalen Veränderungen kommen auch in der analogen Welt an: Weniger Papier nimmt weniger Platz weg. So wurden durch weniger Aktenschränke das Raumangebot in den Büros vergrößert – und die verbliebenen dienen immer häufiger in erster Linie als Stellfläche für Blumen.

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