Bistum Mainz digitalisiert sich mit Diamant Software

Diamant Software, der Spezialist für digitalisierte und automatisierte Rechnungswesen- und Controlling-Software, kooperiert mit dem Bistum Mainz. Im Zuge der Zusammenarbeit wird die Finanzbuchhaltung des Bistums Schritt für Schritt digitalisiert. Durch die intelligente Rechnungswesen- und Controlling-Software kann das Bistum die Buchhaltung für die 360 Kirchengemeinden und 200 Kitas zentral und digital durchführen. Innerhalb von nur sechs Monaten hat Diamant Software das Projekt gemeinsam mit dem Bistum Mainz auf die Beine gestellt. Zwei Drittel der Gemeinden sind bereits eingebunden, bis Ende 2021 sollen alle weiteren folgen. 

Die Pandemie und Änderungen in der Steuergesetzgebung sorgen für Digitaliserungsschub

Bis 2020 wurde die Buchhaltung der Kirchengemeinden und Kitas im Bistums Mainz von zehn dezentralen Kassenstellen und sogenannten Kirchenrechnern organisiert. Die anstehenden Änderungen im Umsatzsteuerrecht und die Corona-Pandemie führten dazu, dass das bisherige System standardisiert und professionalisiert werden musste. Daher entschied sich das Bistum, eine neue digitale Lösung zu finden.

Beim Umstieg auf eine neue Rechnungswesen-Software galt es, mehrere Herausforderungen zu meistern: Für Körperschaften des öffentlichen Rechts gibt es komplexe Anforderungen an die Buchhaltung. Neben den 360 Kirchengemeinden und Kitas gibt es ehrenamtliche Verwaltungsräte und diverse Gruppierungen, wie bspw. Messdiener und Chöre. Ebenso muss das Spenden- und Kollektenaufkommen verwaltet werden. Zudem werden durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz künftig wahrscheinlich alle Kirchengemeinden der Umsatzsteuer unterliegen. Dies berücksichtigt, startete im Januar 2021 die Zusammenarbeit zwischen dem Bistum Mainz und Diamant Software.

Intuitive Anwendung zugeschnitten auf die kirchliche Spezifika

Christof Molitor, Finanzdirektor des Bistum Mainz, betont: “Die Software bietet jedem unserer Mitarbeiter:innen die passenden Informationen, alles ist einfach zu verstehen und anzuwenden. Uns war es wichtig, eine stabile und zuverlässige Standardsoftware zu finden, die kirchliche Spezifika abbildet und effizient und zuverlässig funktioniert. Auch kam es darauf an, dass die Software intuitiv zu bedienen ist. Das ist uns mit Diamant Software gelungen. Wir sind zufrieden mit der bisherigen Zusammenarbeit und vor allem von der Branchenexpertise begeistert, die die Berater:innen in den Prozess eingebracht haben.”

Haiko von Lengen, CEO von Diamant Software, erklärt: “Kirchengemeinden und Bistümer sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und daher anspruchsvoll in der Verwaltung. Durch unsere Expertise, die wir gerade auch im Gesundheits- und Sozialwesen aufgebaut haben, konnten wir schnell ein passendes digitales Rechnungseingangsmanagment entwickeln, dass der Komplexität der administrativen Aufgaben von Kirchen gerecht wird. Wir freuen uns über das uns entgegengebrachte Vertrauen und freuen uns, wenn auch andere Bistümer ihre Verwaltung mit uns digitalisieren.

Mehr Zeit durch automatisiertes Rechnungseingangsmanagement

Einer der Schwerpunkte der Zusammenarbeit war das digitale Rechnungseingangsmanagement. Die Gemeinden profitieren nun von einem hohen Automatisierungsgrad beim Rechnungsworkflow: Zahlungsvorschläge und Belegerkennung erfolgen automatisch und digital – bei rund 50.000 Belegen im Jahr ein enormer Zeitgewinn. Durch verschiedene Lizenzen ist der individuelle Zugriff auf relevante Informationen möglich. Von der Sekretärin über die Kita-Leitung, bis hin zu dem Verwaltungsrat und Pfarrer: Alle finden sich intuitiv zurecht und haben ihre Bilanzen mit nur wenigen Klicks parat.