Schluss mit der Zettelwirtschaft!

Luhmanns Zettelkasten stünde beim Bielefelder Unternehmen Sternberg in der Abstellkammer. Was der weltbekannte Vertreter der Systemtheorie in seinem berüchtigten Zettelkasten und vor allem in seinem Kopf hatte, konnte nur deshalb zum Erfolg führen, weil er allein gearbeitet hat. Wären mehrere Menschen an den Texten beteiligt gewesen, hätte das Prinzip Zettelkasten sicherlich geradewegs ins Chaos geführt.

War Niklas Luhmann ein Pionier auf dem Gebiet der Systemtheorie, so sorgt Unternehmensgründer Ralf Sternberg seit 1990 mit seiner Software im Bereich Sitzungsmanagement für effiziente und kreative Lösungen für Kommunen, Städte, Kreise, Gemeinden, Fraktionen, Verbände, Hochschulen, Kreditinstitute und Unternehmen. Hier dreht sich alles um Vorlagen, Einladungen, Niederschriften und Beschlüsse. „Die Anfänge waren schon abenteuerlich“, lacht er heute. „Da gab es noch eigene Betriebssysteme und auch die Übertragungsgeschwindigkeit war eine ganz andere. Mittlerweile sind wir mit unserem Sitzungsdienst SD.NET in der sechsten Generation und Innovationsführer am Markt.“ Damit gibt sich das 27-köpfige Team selbstverständlich nicht zufrieden und entwickelt immer neue Ideen. Das Unternehmen Sternberg ist neuer Premium-Partner der WEGE. „Uns geht es im Moment sehr gut, da ist es an der Zeit, auch mal etwas zurückzugeben“, skizziert Ralf Sternberg seine Beweggründe. „Ich finde den Slogan ,Das kommt aus Bielefeld’ in Verbindung mit unserem ,Mit uns besser Beraten!’ schon sehr gelungen und auffällig.“

Dass sich Ralf Sternberg in die Abläufe und Handlungsweisen seiner Klientel hineinversetzen kann, führt er auf ein intensives Coaching zurück. Dies wiederum sei das A & O einer nutzerorientierten Softwareentwicklung: „Wir haben uns seinerzeit mit Vertretern von vier Kommunalverwaltungen aus dem Kreis Steinfurt, das waren Emsdetten, Greven, Nordwalde und Ibbenbüren, zusammengesetzt, uns die Abläufe der Sitzungen erklären lassen und gefragt, welche Lösungen dafür konkret entwickelt werden sollten. Daraus entstand unser erstes Produkt.“ Erstaunlich ist, dass die Abläufe im Großen und Ganzen so geblieben sind. Natürlich entwickelte sich die Technik immer weiter. Der Sitzungsdienst wurde zudem modular erweitert, so dass Sternberg flexibel auf die individuellen Wünsche seiner über 500 Kunden bundesweit reagieren kann. So kann durch die Einrichtung von Schnittstellen die Abrechnung von Entschädigungen oder ein Adressabgleich stattfinden.

Gremien werden mobil

Und die Entwicklung schreitet weiter voran: Mit der mobilen Lösung namens iRICH gehen beispielsweise Gremiumsmitglieder der hessischen Stadt Friedrichsdorf nur noch mit dem Tablet zu ihren Sitzungen. Somit entfällt der Versand der Unterlagen. Hierhinter verbergen sich nicht unerhebliche Kosten: Papier, Kopierkosten – oft als teurer Farbausdruck – Porto, Boten und vor allem Zeit. Fallen diese weg, wird das Budget und nicht zuletzt die Umwelt geschont.

„Ein großer Vorteil unserer Sitzungsdienste ist die intuitive Bedienbarkeit“, sagt Ralf Sternberg. „Auch ältere Mitarbeitende, die nicht mit Smartphone und Co. aufgewachsen sind, kommen sehr schnell damit zurecht und freuen sich darüber, wie es ihre Arbeit erleichtert.“ Und nicht nur tagesaktuelle Daten sind abrufbar, sondern auch umfangreiches Archivmaterial. Und sollte mal etwas nicht so funktionieren, steht die Hotline mit Rat und Tat parat.

Als Vision der Zukunft hat Ralf Sternberg die Weiterentwicklung der Software-Lösungen ausgemacht. Die sollen nämlich webbasiert sein. „Das ist jedoch die Aufgabe der nächsten Generation“, sagt Ralf Sternberg mit Blick auf seinen Sohn Robert, der bereits im Unternehmen tätig ist – wie übrigens auch Tochter Charlotte. Die Unternehmensnachfolge ist somit gesichert.

Ein Anliegen möchte der Unternehmer schon bald angehen. „Bielefeld ist meine Wahlheimat, in der ich meine Frau kennengelernt habe und unsere Kinder aufgewachsen sind. Deshalb liegt es mir sehr am Herzen, auch die Stadt Bielefeld von unserem Produkt für die digitale Gremienarbeit zu überzeugen.“