Digitaler Wandel in der Tischlerei Formsache – Arbeitsminister Laumann im Dialog

Die „tischlerei formsache“, ein mittelständischer Betrieb in Bielefeld, hat eine vom Land Nordrhein-Westfalen mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds geförderte Potentialberatung in Anspruch genommen. Sie hat die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass der Betrieb jetzt die digitalisierte Kapazitätsplanung und -steuerung des gesamten Unternehmens in den Blick nehmen kann.

Qualität überzeugt: Die hochwertigen Produkte der Bielefelder Firma „tischlerei formsache“ sind in vielen Privat- und Gewerberäumen zu finden, in Arztpraxen, Hotels oder Gastronomiebetrieben zum Beispiel und bald auch in der Kölner Oper. Kunden wissen das All-inclusive-Angebot vom Entwurf über 3 D-Planung und Fertigung mittels digital gesteuerter Maschinen bis hin zur Montage offensichtlich zu schätzen, wobei ihnen mit modernster Software erstellte Renderings, also fotorealistischen Computergrafiken, schon vor der Produktion das neue Interieur sinnlich vor Augen führen. So auch bei der Einrichtung eines Show-Rooms für die Firma Playmobil im kanadischen Toronto – Beleg für das erfolgreiche Agieren des ostwestfälischen Betriebs auch am internationalen Markt.

Vor rund 20 Jahren hatte Tischlermeister Ralph Sauer das Unternehmen gegründet und bei steigendem Umsatz und wachsendem Personal sukzessive ausgebaut. Heute beschäftigte der Betrieb 39 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bildet Jugendliche zu Tischlern und neuerdings auch zur Kauffrau im Büromanagement aus.

Alles bestens also, doch irgendwann, spürte der Firmenchef, „lief etwas nicht mehr rund. Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe waren nicht mehr auf dem gleichen hohen Niveau wie die Produkte und die Qualität der Arbeit selbst.“ Der Unternehmer zog die richtige Konsequenz und nahm, von Andreas Lühmann von der örtlichen Regionalagentur detailliert über die Vorteile des Förderangebots informiert, eine Potentialberatung in Anspruch.

Organisationsoptimierung und Ressourceneffizienz

Beauftragt wurde mit der Potentialberatung das Bielefelder Beratungsunternehmen „K f U – Konzepte für Unternehmen“. Für dessen Geschäftsführer Wilhelm Heidbrede ist der von Unternehmer Ralph Sauer genannte Anlass, eine Potentialberatung in Anspruch zu nehmen, ein bekanntes Phänomen: „Fast alle Betriebsinhaber meinen, ihren Betrieb und ihre Beschäftigten am besten zu kennen. Da ist natürlich auch etwas dran. Aber die gründliche Analyse von Externen bringt oft ganz neue Erkenntnisse ans Licht.“

So auch hier, denn eine Potentialberatung nimmt immer das Unternehmen als Ganzes in den Blick, bindet obligatorisch die Beschäftigten mit ein, in der Firma „tischlerei formsache“ also das komplette Team aus Innenarchitekten, Tischlern, Holztechnikern und Lackierern. Zum Einsatz kam dabei der Unternehmens-Check der „Offensive Mittelstand“. Nach Ansicht von Berater Wilhelm Heidbrede „lässt er sich bestens mit der Potentialberatung kombinieren, denn: „Auch hier geht es darum, Organisation und Arbeitsgestaltung zu verbessern.“

Die Auswertung des Checks, ergänzt um Erkenntnisse aus intensiven Gesprächen mit den Betriebs-, Werkstatt- und Projektleitern zeigte neben den bekannten Stärken des Betriebs gleich mehrere bislang unbemerkte Defizite, die sich als Folge der permanenten Betriebserweiterungen eingeschlichen hatten. Dazu zählte zum Beispiel der ungenaue Zuschnitt von Aufgaben- und Kompetenzbereichen und daraus resultierende Abstimmungsschwierigkeiten zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, der teils verschwenderische Umgang mit hochwertigen und daher kostenträchtigen Materialien, suboptimal zueinander aufgestellte Maschinen, eine wenig effiziente Lagerhaltung sowie Stresssituationen im überbelegten Großraumbüro.

Gemeinsam mit Firmenchef Ralph Sauer und seinem Personal entwickelte Wilhelm Heidbrede im Rahmen der Potentialberatung die Basis für ein Qualitätsmanagementsystem, das detaillierte Arbeitsplatzbeschreibungen für jeden einzelnen Mitarbeiter umfasst, deren Kompetenzen, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse klar benennt und eindeutig voneinander abgegrenzt – „alles dokumentiert auf Papier“, so der Berater, „so dass jede und jeder Beschäftigte optisch sehen kann, wer wofür zuständig und verantwortlich ist.“ Auch personell gab es eine Veränderung: Ein zusätzlicher Mitarbeiter für den Vertrieb wurde eingestellt.

Ergänzt wurde das Konzept durch eine Neuanordnung der Maschinen sowie durch räumliche Umgestaltungen, die zur Entzerrung und Stressminderung im Großraumbüro beigetragen haben. Hinzu kamen die Entwicklung eines neuen Formularwesens sowie eine optimierte Lagerhaltung als Resultat eines gemeinsam mit der Effizienz-Agentur NRW umgesetzten Ressourceneffizienzprojekts mit dem Titel: „Optimierung der Fertigungsabläufe und die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter in verschwendungsarmen Arbeitsmethoden“.

Schon bald zeigten die Maßnahmen Wirkung: Die Zufriedenheit der Beschäftigten nahm zu, die so schon geringe Reklamationsquote ging noch einmal weiter zurück. Im Gegensatz dazu stiegen Umsatz und Gewinn, wobei die Steigerung des Gewinns eklatant höher als die des Umsatzes war, „weil“, so Unternehmer und Berater unisono, „jetzt alle Abläufe optimal ineinandergreifen, ein wirklicher flow in der Maschinenbedienung besteht und weil es dem neuen Vertriebler gelungen ist, zusätzliche Auftraggeber zu gewinnen.“