Wie Chatbots HR-Abteilungen unterstützen
Der Startschuss für das KI-gestützte Personalrecruiting fiel vor einem Jahr. „Es war ein Testballon, zunächst für ausgewählte Positionen wie die Stelle eines Scrum Masters, wo Kandidat*innen aus unterschiedlichen Bereichen kommen können“, sagt Jacqueline Büscher, Personalreferentin der Diamant Software GmbH. Als Partner holte sich das Bielefelder Unternehmen das Paderborner Startup ScaleUnit dazu, um mittels Chatbot-Recruiting auch den passiven Bewerbermarkt zu erreichen.
„Durch den Fachkräftemangel wird es immer schwieriger geeignete Kandidat*innen zu finden. Die klassischen Seiten und Portale liefern gerade im Software- und Entwicklungsbereich nicht mehr die gewünschten Erfolge. Sowohl Quantität als auch Qualität gehen zurück“, erklärt die Personalreferentin diesen Schritt. Gleichzeitig dient der Einsatz KI-gestützter Tools dazu, den Recruitingprozess effizienter und skalierbarer zu gestalten. „Doch vor allem wollen wir neben aktiv Suchenden diejenigen erreichen, die uns noch nicht kennen, sie auf uns aufmerksam machen und uns als attraktiver Arbeitgeber stärker in den Fokus rücken“, sagt die Personalreferentin, die sich gerne mit anderen Personalern zu dem Thema austauschen würde. Damit das KI-gesteuerte Personalrecruiting fruchtet, braucht es – das zeigt die Testphase – allerdings auch einen größeren Pool an möglichen Kandidaten. „Ist die Zielgruppe zu klein bzw. zu spezifisch, wird es schwierig“, fasst Jacqueline Büscher die gesammelten Erfahrungen zusammen. „Daher arbeiten wir eng mit ScaleUnit zusammen, um zu sehen, was geht.“
Recruitainment – digital ausgespielt
Active Sourcing ist für die Bielefelder ein wichtiges Thema bei der Suche nach Mitarbeitenden. Chatbot gesteuert kommen Bewerbende auf spielerische Art und Weise in Kontakt mit Diamant Software. Ein Prozess, den das Unternehmen auch als „Recruitainment“ bezeichnet. Wer sich von der digital ausgespielten Stellenanzeige angesprochen fühlt, kann sich spontan durch die Fragen klicken und bewerben. Die Möglichkeit, zusätzlichen Content zu erhalten, liefert eine Menüleiste. Hier können Interessierte ins Unternehmen eintauchen, ein Video ansehen oder sich über Benefits für Mitarbeitende informieren.
Durch die KI-gestützten Prozesse erreichen wir eine größere Bandbreite potenzieller Mitarbeitenden, die unabhängig von Zeit und Ort sofort reagieren können.
Jacqueline Büscher, Personalreferentin der Diamant Software GmbH
Chatbot – automatisierte Kommunikation
Die Herausforderung besteht darin, innerhalb kürzester Zeit Interesse bei potenziellen Bewerber*innen zu generieren. „Und zwar innerhalb von 60 Sekunden“, so Jacqueline Büscher. Ist diese Hürde genommen, navigiert der Online-Chatbot die Bewerber*innen im Alleingang und sammelt mittels Multiple-Choice-Fragen erste Informationen zu den Kandidat*innen. „Sobald passive Kandidat*innen angesprochen werden, müssen auch die Hürden für den Bewerbungsprozess reduziert werden“, betont Jacqueline Büscher. „Schließlich haben diese Bewerber*innen weder einen aktualisierten Lebenslauf noch ein klassisches Anschreiben zur Hand.“ Und so unterstützt der Chatbot dabei, alle nötigen Informationen einzuholen. Die Kandidat*innen müssen, durch den Chatbot geführt, lediglich wenige zielgerichtete Fragen beantworten. Im Anschluss können die Bewerber*innen ihre Kontaktdaten hinterlassen, um in den nächsten Bewerbungsschritt einzusteigen. Mit nur einem Klick stößt die Personalreferentin dann die Kommunikation via Whatsapp an und initiiert weitere Aktionen. „Im ersten Step haben wir also keinen Aufwand, das läuft automatisch“, betont die 32-Jährige, die aufgrund der gesammelten Informationen entscheidet, mit welchen Kanditat*innen Kontakt aufgenommen wird. In der Bewerberkommunikation spürt die Recruiterin eine Entlastung durch das Bewerbungsboard, das im Hintergrund läuft. Darüber hinaus sorgt die automatisierte Kommunikation dafür, dass die Bewerbenden über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden sind und sofort Antworten auf häufig gestellte Fragen erhalten. „Die ständige Verfügbarkeit beschleunigt – schnell und interaktiv – den Kommunikationsprozess und sorgt auch außerhalb der Geschäftszeiten für eine positive Candidate Experience. Bewerber*innen fühlen sich so besser informiert und wertgeschätzt“, betont Jacqueline Büscher. Vor allem auch, weil moderne Chatbots personalisierte Interaktionen bieten, indem sie spezifische Fragen zu den Qualifikationen und Interessen der Bewerber*innen stellen. Deutlich vereinfacht und effizienter ist durch den Einsatz des KI-gestützten Recruitings zum Beispiel auch die Terminkoordination für das erste persönliche Bewerbungsgespräch. Sie liegt in den Händen der Bewerbenden, die auf die freigeschalteten Termine im Kalender der Personalreferentin zugreifen und direkt mit ihr einen Termin „buchen“ können.
Mehrwerte nutzen
Die niedrigschwellige Herangehensweise erleichtert die Kontaktaufnahme der Bewerbenden. „Durch die KI-gestützten Prozesse erreichen wir eine größere Bandbreite potenzieller Mitarbeitenden, die unabhängig von Zeit und Ort sofort reagieren können“, bringt die 32-Jährige die Vorteile für die Bewerbenden auf den Punkt. Mit ihnen ist Diamant Software „per du“. Und zwar von Anfang an. Die Kultur, die im Unternehmen gepflegt wird, setzt das Bielefelder Unternehmen auch im Netz um. „Wir wollen auch via Chatbot authentisch sein, transparent, interaktiv und persönlich kommunizieren“, erklärt sie den Ansatz. Daher passt es wortwörtlich ins Bild, dass ihr „Bild“ jede vom Chatbot gesendete Antwort oder Frage begleitet. „Das ist ein großer Mehrwert“, wie sie findet. Dass Bewerbende über den gesamten Prozess vom ersten Kontakt und dem ersten Gespräch über die Vertragsvereinbarung bis hin zum Onboarding immer wieder auf dieselbe Ansprechpartner*in treffen, ist ebenfalls gewollt. „Das positive Feedback zeigt, dass das gut ankommt“, so Jacqueline Büscher.
Wo liegen die Herausforderungen?
Neben vielen Vorteilen sorgt die Umstellung auf ein chatbotbasiertes Recruiting auch für neue Heraus- und Anforderungen. „Ein kleiner Mehraufwand ist es, dass wir mit den Bewerber*innen vorab ein erstes Auswahlgespräch bzw. Screening durchführen, bevor der betreffende Fachbereich eingebunden wird“, stellt die Personalreferentin fest. Auch die Intensität, mit der Bewerber*innen in den Bewerbungsprozess hineingehen, ist durch das niedrigschwellige Angebot eine andere. „Das Commitment ist manchmal geringer“, resümiert sie. Und auch im sogenannten Job-Ghosting – darunter versteht man den unerwarteten Kontaktabbruch während des Bewerbungsprozesses – lieg die Kehrseite der Medaille. Gleichzeitig bietet der Chatbot-basierte Bewerbungsprozess viele Vorteile: Falls das Unternehmen mehrere Jobs anzubieten hat, könnte es zukünftig die Möglichkeit geben, dass den Kandidat*innen durch die Angabe weniger Informationen ein potenziell passender Job vorgeschlagen wird.
Beim Azubi-Recruiting setzen die Bielefelder aktuell noch nicht auf Chatbots. „Aber das steht für nächstes Jahr auf unserer Agenda“, erklärt die Personalreferentin mit Blick auf die To-do-Liste. Beachtet werden müssen schließlich neben funktionalen Aspekten wie Bewerbungsmöglichkeiten, Lebenslaufabgaben und Terminvereinbarungen auch Themen wie Assessment-Chats und Persönlichkeitstests. Noch steckt Diamant Software in der Prozessumstellung. „Geplant ist, das Bewerbermanagement in ein System zu bringen. Wir wollen so viel wie möglich automatisieren. Die KI entscheidet aber nicht, wer zum Gespräch eingeladen wird“, unterstreicht Jacqueline Büscher. „Diese Entscheidung liegt ausschließlich bei uns, denn die Automatisierung und Digitalisierung soll lediglich intern für Entlastung sorgen. Dabei darf die menschliche Komponente jedoch nicht verloren gehen!“
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